Upphandlingspolicy

För att öka förutsättningarna för att säkerställa att miljökrav vid offentlig upphandling leder till effektiva inköp bör upphandlande myndigheter överväga att ta fram en upphandlingspolicy.

Av den kan framgå vilka principer och utgångspunkter som gäller för de miljökrav man avser att ställa.

Miljömål

Det kan vara viktigt att ange vilken typ av miljömål man avser tillämpa vid upphandling. En typ av miljömål kan avse klimatmål. Andra miljömål kan avse mer lokalt avgränsade ambitioner främst vad gäller effekter på närmiljön.

Fyra riskområden

För att säkerställa att den upphandlande myndigheten tillämpar miljökrav effektivt bör upphandlingspolicyn också dokumentera hur man ser på ett antal riskområden. Dessa kräver särskilda analyser eller överväganden.

I policyn kan följande fyra riskområden tas med:

• risk för att miljökraven diskriminerar eller utestänger företag
  
• orimligt höga uppföljnings- eller övervakningskostnader på
  grund av oklara eller oprecisa miljökrav
  
• orimligt höga kostnader till följd av en stor regelbörda
  
• brist på vetenskaplig grund till stöd för miljökraven
  

Miljökrav får inte vara diskriminerande

En viktig del av en policy kan gälla förutsättningar att förena relevanta miljökrav med en väl fungerade konkurrens vid upphandlingen.
Det är angeläget att beställaren anpassar förfrågningsunderlaget och kraven på företagen till marknadens konkurrensförhållanden, bl.a. för att företag inte ska diskrimineras.

I upphandlingspolicyn kan därför ingå praktiska riktlinjer med syfte att ställda miljökrav inte får utestänga företag på felaktiga grunder eller på annat sätt oproportionerligt begränsa konkurrensen.

Här kan exempelvis beaktas att aktualiserade miljökrav inte medför:

• ett etablerings- eller importhinder
  
• att konkurrensen snedvrids på grund av att marknadsaktörer
  behandlas olika
  
• att konkurrensen begränsas genom att antalet små och
  medelstora företag utestängs eller att förutsättningarna för en
  effektiv konkurrens försämras på annat sätt och
  
• att företagens incitament att konkurrera om inköpen minskar.
  

Krav på uppföljning och övervakning

Olika typer av krav, inte minst miljökrav, som tas med i förfrågningsunderlaget ska kunna följas upp av den upphandlande myndigheten, dvs. denna måste kontrollera att leverantören lever upp till gjorda åtaganden mot beställaren. Det går därför inte att ställa krav som i praktiken är omöjliga att i efterhand kontrollera om leverantören följer.

Här får inte bortses från risken att leverantören inte följer kraven. Om detta skulle vara fallet har den som tilldelats kontraktet fått en kostnadsfördel jämfört med dem som inte vunnit upphandlingen men som skulle ha levt upp till ställda krav. Detta innebär i praktiken att företagen inte har fått lika villkor att vinna kontraktet.

Att det sker en uppföljning av de offentliga inköpen av varor och tjänster med avseende på produkter, produktkvalitet och leverantörer är angeläget utifrån flera andra aspekter. Erfarenhetsåterföring minskar risken för att misstag vid upphandlingen upprepas. Det kan gälla såväl formella och tekniska fel (brister i förfrågningsunderlag m.m.) som val av produkt eller leverantör.

I upphandlingspolicyn kan tas med att ställda krav på leverantörer och produkter ska följas upp och hur uppföljningen allmänt sett ska göras (omfattning, inriktning etc.). Det är viktigt att uppföljningen redovisas med hänsyn till kostnader för såväl upphandlande myndigheter som företag. Det är av vikt att den upphandlande myndigheten formulerar hur man avser följa upp så att man inte drabbas av oförutsedda eller alltför omfattande övervakningskostnader under kontraktsperioden.

Små företag, konsekvensanalys och konkurrensaspekter

I policyn kan även ingå hur den upphandlande myndigheten avser att beakta de små företagens förutsättningar att delta i upphandlingen. Detta ökar förutsättningarna för en fungerande konkurrens och att upphandlingen resulterar i förmånliga inköpsvillkor till nytta för samhällsekonomin.

Här kan även medtas att krav som ställs på företag och produkter vid upphandlingen som regel ska analyseras utifrån förordning (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. På Tillväxtverkets webbplats (www.tillvaxtverket.se) finns vägledning för att göra en sådan analys.

Vetenskaplig grund

Miljökraven bör så långt som möjligt vila på vetenskaplig grund. Det kan innebära att kraven ska vara allmänt accepterade utifrån gjorda undersökningar, standarder etc. Andra expertmyndigheters och organisationers miljökrav kan också användas för att underbygga de egna miljökraven.

Information om upphandlingar och miljökrav

En hög transparens kring upphandlingar vad avser miljökraven ökar allmänt sett möjligheterna att få in fler anbud med ökad konkurrens som följd. I upphandlingspolicyn kan tas med att den upphandlande myndigheten ska sträva efter att i god tid informera leverantörerna om planerade inköp och givna miljökrav. Detta ökar leverantörernas förutsättningar att anpassa produkterna till kraven och att kunna delta i upphandlingen..