Upphandlande myndigheter använder sig av ramavtal. Med ramavtal avses enligt 5 kap. LOU ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.

Ett ramavtal kan avse varor, tjänster eller byggentreprenader. Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga de kontrakt som planeras under ramavtalets löptid (3 kap. 13 § LOU). Reglerna i LOU beträffande ramavtal gäller såväl för upphandlingar över tröskelvärdena som upphandlingar under tröskelvärdena.

EG-direktivet slår fast att en upphandlande myndighet inte får använda ramavtal på ett otillbörligt sätt eller på ett sådant sätt att konkurrensen förhindras, begränsas eller snedvrids. Att analysera konsekvenserna av att ingå ett ramavtal och vilka följder en viss konstruktion kan väntas få är ofta en förutsättning för en fungerande och lämplig lösning.

En upphandling som syftar till att den upphandlande myndigheten ska ingå ett ramavtal ska följa LOU:s bestämmelser. Särskilda regler gäller sedan för tilldelning av kontrakt (avrop) som görs utifrån ett ramavtal. Tilldelning av kontrakt som grundar sig på ett ramavtal får inte väsentligt avvika från villkoren i avtalet.

Ramavtalets löptid ska vara max fyra år (inklusive options- och förlängningsklausuler) om det inte finns särskilda skäl (5 kap. 3 § LOU). Särskilda skäl kan utgöras av t.ex. ett avgränsat projekt som beräknas pågå något längre tid än fyra år och som inte har någon naturlig fortsättning när projektet avslutats. Ett annat skäl kan vara att upphandlingen medför stora investeringar för leverantören som ska betala sig under avtalstiden.

Ramavtal kan ingås antingen med en leverantör eller med flera leverantörer.

Ramavtal med en leverantör

Kontrakt som grundar sig på ett ramavtal som ingåtts med en enda leverantör tilldelas i enlighet med villkoren i ramavtalet (5 kap. 4 § LOU). Här finns möjlighet till skriftligt samråd (ej förhandling) med leverantören som kan lämnas möjlighet att precisera villkoren, t.ex. pris, om det är knutet till en prisjusteringsklausul eller att närmare ange vad en konsulttjänst ska avse eller hur en sådan tjänst ska utföras. Samrådet får inte ersätta tidigare inlämnade uppgifter, utan det ska på något sätt konkretisera tidigare lämnade uppgifter.

Ramavtal med flera leverantörer

Om ett ramavtal ingås med flera leverantörer ska dessa vara minst tre, under förutsättning att det finns minst tre leverantörer som uppfyller kraven (5 kap. 5 § LOU). Information om beslut om att sluta ett ramavtal ska lämnas till anbudssökanden och anbudsgivare. En upphandling av ett ramavtal kan bli föremål för ansökan om överprövning och skadestånd. Vid ett ramavtal som ingåtts med flera leverantörer tilldelas kontrakt som grundar sig på ramavtalet antingen genom

• tillämpning av villkoren i ramavtalet (t.ex. rangordning)
  
  eller
   
• om alla villkor inte är fastställda i ramavtalet, efter en förnyad konkurrensutsättning.

Tillämpning av villkoren

Tilldelning av ett kontrakt på grundval av ett ramavtal med flera leverantörer där alla villkor är fastställda, ska om inte särskilda skäl föranleder annat, ske i enlighet med en i ramavtalet fastställd rangordning eller annan anvisning. Även här finns möjlighet att komplettera villkoren inom ramen för avtalet i enlighet med vad som ovan angivits om skriftligt samråd vid avtal med en enda leverantör.

Förnyad konkurrensutsättning

Blir det aktuellt med en förnyad konkurrensutsättning (5 kap. 7 § LOU) ska den upphandlande myndigheten

1. skriftligen samråda med de leverantörer som kan genomföra kontraktet (begränsat till de leverantörer som är parter i avtalet),

2. ge leverantörerna en tillräcklig tidsfrist för att inkomma med skriftligt anbud för varje enskilt kontrakt,

3. inte ta del av innehållet i mottagna skriftliga anbud innan svarstiden har löpt ut (omfattas av anbudssekretessen i 19  kap. 3 § andra stycket offentlighets- och sekretesslagen) och

4. tilldela varje enskilt kontrakt till den anbudsgivare som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. 

Villkoren i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i avtalet ändras eller bytas ut. Ändringar i sak av villkoren är således inte tillåtna. Om det är nödvändigt får dock villkoren som angetts i ramavtalet preciseras och kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt. En förnyad konkurrensutsättning av priset kan äga rum, vilket innebär att priset inte behöver vara bestämt redan i ramavtalet. En precisering kan gå ut på uppgift om prisreduktion vid inköp över en viss volym, uppgift om vilka konsulter som är tillgängliga vid ett visst givet tillfälle och leveranstid vid ett särskilt brådskande tillfälle.

Ramavtal för upphandlande myndigheter

Inom statsförvaltningen finns ramavtal som tecknats för myndigheter och som omfattar många varor och tjänster. Myndigheter under regeringen ska följa förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning. Där regleras att det ska finnas ramavtal eller andra gemensamma avtal som omfattar varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. Syftet är att åstadkomma besparingar för staten genom att effektivisera upphandlingarna.

Myndigheterna ska använda dessa avtal om de inte sammantaget finner en annan form av avtal bättre. Detta innebär att myndigheterna kan tilldela ett kontrakt (avropa) direkt från en leverantör som finns med på något av dessa ramavtal. Kommuner, landsting och offentliga bolag är i vissa fall anslutna till de statliga ramavtalen och många har egna former för inköpssamverkan. För många upphandlande myndigheter är det obligatoriskt enligt interna beslut att använda sådana avtal.

Relaterade länkar
Ekonomistyrningsverket (ESV) - central samordningsroll för den statliga inköpssamordningen
Avropa.se