Ramavtal
Med ramavtal avses enligt LOU ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Ett ramavtal kan avse varor, tjänster eller byggentreprenader.
Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det högsta sammanlagda värdet av samtliga de kontrakt som planeras under ramavtalets löptid. Reglerna beträffande ramavtal gäller såväl för upphandlingar över tröskelvärdena som för upphandlingar under tröskelvärdena. En upphandling som syftar till att den upphandlande myndigheten ska ingå ett ramavtal ska följa LOU:s bestämmelser. Särskilda regler gäller därefter för tilldelning av kontrakt utifrån ramavtalet. Tilldelning av kontrakt i enlighet med ett ramavtal kallas med upphandlingsterminologi för avrop.
Villkoren för de enskilda avropen får inte väsentligen avvika från villkoren i det ingångna ramavtalet. Ramavtalets löptid ska vara maximalt fyra år (inklusive options- och förlängningsklausuler) om det inte finns särskilda skäl. Ramavtal kan ingås antingen med en leverantör eller med flera leverantörer.
Ramavtal med en leverantör
Kontrakt som grundar sig på ett ramavtal som ingåtts med en enda leverantör tilldelas i enlighet med villkoren i ramavtalet. Här finns möjlighet till skriftligt samråd (inte förhandling) med leverantören som kan lämnas möjlighet att precisera villkoren, t.ex. pris, om det är knutet till en prisjusteringsklausul eller att närmare ange vad en konsulttjänst ska avse eller hur en sådan tjänst ska utföras. Samrådet får inte ersätta tidigare inlämnade uppgifter, utan det ska på något sätt konkretisera tidigare lämnade uppgifter.
Ramavtal med flera leverantörer
Om ett ramavtal ingås med flera leverantörer ska dessa, om kontraktets värde överstiger tröskelvärdena, vara minst tre, under förutsättning att det finns minst tre leverantörer som uppfyller kraven. För upphandlingar under tröskelvärdena och för B-tjänster finns inget krav på minst tre antagna leverantörer. Information om beslut om att sluta ett ramavtal ska lämnas till anbudssökande och anbudsgivare. En upphandling av ett ramavtal kan bli föremål för ansökan om överprövning och skadestånd.
EU-direktivet slår fast att en upphandlande myndighet inte får använda ramavtal på ett otillbörligt sätt eller på ett sådant sätt att konkurrensen förhindras, begränsas eller snedvrids. Att analysera konsekvenserna av att ingå ett ramavtal och vilka följder en viss konstruktion kan väntas få är ofta en förutsättning för en fungerande och lämplig lösning.
Särskilda skäl kan utgöras av t.ex. ett avgränsat projekt som beräknas pågå något längre tid än fyra år och som inte har någon naturlig fortsättning när projektet avslutats. Ett annat skäl kan vara att upphandlingen medför stora investeringar för leverantören som ska betala sig under avtalstiden. Vid ett ramavtal som ingåtts med flera leverantörer tilldelas kontrakt som grundar sig på ramavtalet antingen genom tillämpning av villkoren i ramavtalet (t.ex. rangordning) eller om alla villkor inte är fastställda i ramavtalet, efter en förnyad konkurrensutsättning.
Tillämpning av villkoren
Tilldelning av ett kontrakt på grundval av ett ramavtal med flera leverantörer där alla villkor är fastställda, ska om inte särskilda skäl föranleder annat, ske i enlighet med en i ramavtalet fastställd rangordning eller annan anvisning. Även här finns möjlighet att komplettera villkoren inom ramen för avtalet i enlighet med vad som ovan angivits om skriftligt samråd vid avtal med en enda leverantör.
Förnyad konkurrensutsättning
Om förnyad konkurrensutsättning används ska den upphandlande myndigheten
1. skriftligen samråda med de leverantörer som kan genomföra kontraktet (begränsat till de leverantörer som är parter i avtalet),
2. ge leverantörerna en tillräcklig tidsfrist för att komma in med skriftligt anbud för varje enskilt kontrakt,
3. inte ta del av innehållet i mottagna skriftliga anbud innan svarstiden har löpt ut (omfattas av anbudssekretessen i 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400))
och
4. tilldela varje enskilt kontrakt till den anbudsgivare som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de tilldelningskriterier för den förnyade konkurrensutsättningen som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet.
Villkoren i ramavtalet kan inte omförhandlas i den förnyade konkurrensutsättningen och inte heller kan krav som ställts i avtalet ändras eller bytas ut. Ändringar i sak av villkoren är således inte tillåtna. Om det är nödvändigt får dock villkoren som angetts i ramavtalet preciseras och kompletteras. Det är då fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt.
Inköpscentraler
Med inköpscentral menas en upphandlande myndighet som ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för andra upphandlande myndigheter eller för upphandlande enheter, eller medverkar vid en upphandling i egenskap av ombud åt flera upphandlande myndigheter eller enheter. En upphandlande myndighet eller enhet får anskaffa byggentreprenader, varor eller tjänster med hjälp av en inköpscentral.
Statlig inköpssamordning
Inom statsförvaltningen finns ramavtal som tecknats för myndigheter och som omfattar många varor och tjänster. Myndigheter under regeringen ska följa förordningen (1998:796) om statlig inköpssamordning. Av förordningen framgår att det ska finnas ramavtal eller andra gemensamma avtal som omfattar varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. Syftet är att åstadkomma besparingar för staten genom att effektivisera upphandlingarna.
Myndigheterna ska använda dessa avtal om de inte sammantaget finner en annan form av avtal bättre. Detta innebär att myndigheterna kan tilldela ett kontrakt (avropa) direkt från en leverantör som finns med på något av dessa ramavtal. Kommuner, landsting och offentliga bolag är i vissa fall anslutna till de statliga ramavtalen och många har egna former för inköpssamverkan. För många upphandlande myndigheter är det obligatoriskt enligt interna beslut att använda sådana avtal.
Relaterade länkar
Avropa.se (drivs av Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet)